Fundacja rodzinna, choć jest stosunkowo nową instytucją na rynku, cieszy się dużym powodzeniem z uwagi na wyjątkowe możliwości zabezpieczenia majątku rodzinnego i preferencyjne zasady opodatkowania. W ciągu niespełna dwóch lat funkcjonowania fundacji rodzinnej w polskim porządku prawnym zarejestrowanych zostało ponad 2100 fundacji. Takiej popularności zdawał się nie przewidywać ustawodawca przyjmując rozwiązania w zakresie sądu rejestrowego dedykowanego do fundacji rodzinnych. Powoduje to duże problemy w zakresie rejestracji fundacji, a tym samym – ich funkcjonowania w obrocie.
W czym tkwi problem?
Dla fundacji rodzinnych utworzono odrębny rejestr (RFR), a do jego prowadzenia wytypowano wyłącznie jeden sąd – Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Początkowo sprawami rejestrowymi zajmowali się sędziowie I Wydziału Cywilnego, którzy oprócz wniosków w sprawie RFR nadal rozstrzygali w pozostałych sprawach. Z czasem w wydziale wyodrębniono sekcję rejestrową do realizacji zadań określonych ustawą o Fundacji Rodzinnej, a do spraw fundacji delegowanych jest aktualnie trzech referendarzy. Z radością należy przyjąć wiadomość, że kwestiami rejestrowymi zajmują się teraz osoby, które z założenia mają się specjalizować w sprawach fundacyjnych. Jednak należy uznać, że skład trzyosobowy jest zdecydowanie niewystarczający. Z uwagi na tak wąski skład sekcji rejestrowej, czas oczekiwania na wpis do RFR – czy to w zakresie wpisu nowych fundacji czy też co do rejestracji zmiany danych fundacji – wzrósł z początkowych 3 miesięcy do ponad 7. Należy przewidywać, że napływ wniosków – a tym samym długość postępowania – jeszcze wzrośnie, bowiem większość zarejestrowanych w wersjach „podstawowych” fundacji rozpoczyna teraz faktyczną działalność, co pociąga liczne zmiany zgłaszane do RFR. Nie bez znaczenia pozostaje też to, że również sprawozdania finansowe składane są do RFR wraz z wnioskami papierowymi. Dlatego też, jeśli fundatorom i organom fundacji zależy na względnie sprawnym przeprowadzeniu postępowania, kluczowe jest upewnienie się, że wniosek o rejestrację fundacji rodzinnej czy też o wprowadzenie w RFR zmian, będzie uzupełniony prawidłowo i że będą towarzyszyły mu wszystkie wymagane przez sąd (czasem bez podstawy prawnej) załączniki.
Brak bieżącego dostępu do rejestru
Sytuację fundatorów oczekujących na wpis w RFR pogarsza jeszcze to, że odstęp pomiędzy wydaniem postanowienia w sprawie, a faktycznym wpisem do rejestru trwa aktualnie około 3-4 tygodnie. Dodatkowo rejestr fundacji nie jest prowadzony w formie teleinformatycznej, a uzyskanie odpisów, wyciągów, zaświadczeń i informacji z rejestru możliwe jest wyłącznie w formie papierowej. W tym celu należy złożyć do sądu wniosek (w formie papierowej) wraz z opłatą, a aktualny czas oczekiwania na ich wydanie to około miesiąca. Nie jest możliwe natychmiastowe otrzymanie odpisu na miejscu w sądzie. Oznacza to, że jedyny pewny sposób na bieżącą weryfikację danych fundacji, to przejrzenie jej akt w siedzibie sądu, co wymaga wycieczki do Piotrkowa Trybunalskiego i wcześniejszego umówienia terminu. Do takiego przeglądania uprawnione są jednak wyłącznie określone osoby, gdyż jawność Rejestru Fundacji Rodzinnych jest ograniczona. Oznacza to, że bieżąca weryfikacja danych fundacji rodzinnej, zwłaszcza w zakresie zasad jej reprezentacji, jest znacznie utrudniona. A prawidłowe bieżące prowadzenie działalności przez fundację rodzinną wymaga częstych telefonów do RFR celem ustalenia postępów w rejestracji.
Wpływ na fundację
Ma to istotne znaczenie dla pewności obrotu gospodarczego z udziałem fundacji rodzinnej. Bowiem w przypadku fundacji rodzinnej wprowadzono odmienne zasady reprezentacji na etapie funkcjonowania jako podmiot w organizacji (gdy reprezentowana jest przez fundatora) i po jej rejestracji (kiedy reprezentuje ją zarząd). Fundacja rodzinna od momentu jej ustanowienia aktem notarialnym do chwili wpisu do rejestru, funkcjonuje jako podmiot w organizacji. Na tym etapie nie posiada jeszcze osobowości prawnej, jednak może zarządzać we własnym imieniu posiadanym majątkiem, w szczególności nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Oznacza to, że z łatwością dojść może do sytuacji, w której fundacja rodzinna będzie nieprawidłowo reprezentowana, przez opóźnienia wpisu do RFR i brak bieżącego dostępu do RFR. Równie istotny jest niepewność momentu wpisu do RFR zmiany danych, zarówno w zakresie składu organów, ale też co do zmian w statucie. Łatwo bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której uchwała np. w zakresie zgody zgromadzenia beneficjentów na określone czynności, nie zostanie podjęta (z uwagi na brak świadomości rejestracji zmian w zakresie statutu) lub też zostanie uchwalona przez organ w niewłaściwym składzie. W konsekwencji ryzyko podważenia ważności czynności dokonywanych przez fundację rodzinną jest wysokie. Ciężko jest się z tym pogodzić, gdy jesteśmy przyzwyczajeni do bieżącego dostęp do wielu innych rejestrów (KRS, księgi wieczyste), a weryfikacja prawidłowości danych jest natychmiastowa.
Wnioski
Fundacja rodzinna będzie coraz częstszym uczestnikiem obrotu gospodarczego. W końcu może być właścicielem zbywanych lub wynajmowanych nieruchomości czy wspólnikiem operujących spółek. Dlatego kluczowe jest zapewnienie dostępu do danych tych fundacji w sposób zapewniający zarówno bieżącą weryfikację jej danych, ale też ograniczoną jawność gwarantowaną ustawą. Niestety, pomimo głosów i sugestii środowiska zarówno prawniczego, jak i firm rodzinnych, Ministerstwo Rozwoju i Technologii nie uznaje tej sprawy za priorytet i wdrożenie ewentualnego systemu teleinformatycznego przewidywane jest najwcześniej za 2 lata.