Fundacje rodzinne, jako osoby prawne, podlegają zasadom ustanowionym w Ustawie o rachunkowości i zobowiązane są do prowadzenia tzw. pełnej księgowości. Obowiązek sporządzania sprawozdań rocznych zapewnia transparentność i przejrzystość działalności fundacji rodzinnych. Dokument ten powinien zawierać bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje, które pozwolą w pełni odzwierciedlić stan finansowy fundacji.

Kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe sporządzane jest w terminie trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, przy czym zasadą jest, że fundatorzy ustanawiają koniec roku obrotowego na 31 grudnia danego roku. Jeżeli zatem fundacja skończy wtedy swój rok obrotowy w raz z rokiem kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca danego roku.

Jakie są kolejne kroki?

Po sporządzeniu sprawozdania finansowego kolejnym krokiem jest jego zatwierdzenie. Zgodnie z art. 72 Ustawy o fundacji rodzinnej organem zatwierdzającym sprawozdanie jest Zgromadzenie Beneficjentów. Zatwierdzenie to powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od zamknięcia ksiąg, czyli do 30 czerwca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Podczas posiedzenia Zgromadzenia Beneficjentów konieczne jest sporządzenie protokołu oraz podjęcie uchwał dotyczących:

• Zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
• Podziału zysku lub pokrycia straty.
• Udzielenia absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonania ich obowiązków.

Gdzie i jak złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe?

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć w formie papierowej w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim – w Rejestrze Fundacji Rodzinnych.

Do sprawozdania finansowego należy dołączyć szereg załączników:

• Wypełniony druk RFR-Z30 oraz RFR-ZN.
• Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej – w formie pliku XML oraz papierowo (o czym mowa poniżej).
• Sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego (jeśli podlegało takiemu badaniu).
• Protokół z posiedzenia Zgromadzenia Beneficjentów wraz z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i udzieleniu absolutorium członkom Zarządu fundacji.

Sprawozdanie finansowe w formacie XML – papierowo czy elektronicznie?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej jako plik XML podpisany elektronicznie. W związku z tym powszechną praktyką jest składanie podpisanego elektronicznie sprawozdania w formacie XML na płycie CD lub pendrive’ie wraz z wydrukiem tegoż dokumentu. Pozwala to na uniknięcie nieprawidłowości i ułatwienie sądowi rejestrowemu przeprowadzenie procedury.

Konsekwencje niewykonania obowiązku sprawozdawczego

Niewykonanie obowiązku złożenia sprawozdania za rok obrotowy pociąga za sobą niezwykle dolegliwe konsekwencje dla fundacji rodzinnej oraz osób, które są zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego.

1. Sankcje karne – zgodnie z art. 77 Ustawy o rachunkowości brak złożenia sprawozdania finansowego przez obowiązaną do tego osobę może skutkować karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2.
2. Ryzyko rozwiązania fundacji – w przypadku niewykonania obowiązku przez dwa lata z rzędu sąd rejestrowy może podjąć decyzję o rozwiązaniu fundacji, co jest konsekwencją zaniedbań w zakresie sprawozdawczości finansowej.

Podsumowując – co zrobić, aby uniknąć sankcji?

1. Sporządź sprawozdanie finansowe na czas – zachowaj trzymiesięczny termin do sporządzenia sprawozdania finansowego.
2. Zgłoś dokumenty do sądu – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania złóż komplet dokumentów do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.
3. Dbaj o zgodność z przepisami rachunkowymi – upewnij się, że sprawozdanie jest sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości i zawiera wszystkie wymagane elementy.

Autorzy:
r.pr. Anita Pardej, Menedżer ds. Fundacji Rodzinnych w MG
Szymon Kacprzak, młodszy konsultant w MG